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Archiver dans une administration
Rappel des notions et principes
Tous les documents produits par une administration, quelle que soit leur date (par exemple l’année en cours), leur forme et leur support (papier ou fichier électronique), sont des archives publiques (c’est-à-dire inaliénables, imprescriptibles, et soumises à la domanialité publique). Elles ont donc vocation à venir aux Archives départementales.
Celles qui n’auraient pas d’utilité administrative ou historique seront détruites, le cas échéant, mais uniquement avec le visa du directeur des Archives départementales , sauf, bien entendu, les documents inutiles, appelés « papiers de corbeille », que sont les brouillons, les doubles, les chemises superflues, etc.
D’une façon générale, mieux vaut prévoir de verser « largement » ; c’est à dire qu’en cas de doute, il vaut mieux proposer le versement que la destruction, mais les Archives prendront surtout :
- Les documents spécifiques à votre service (c'est-à-dire que vous êtes les seuls à produire). Concrètement, on va donc, en général, détruire les documents produits par d’autres. L’idée de base étant qu’on ne conserve les documents qu’une fois, et qu’on conserve « l’original », c’est à dire le document produit par le service dont c’est la mission.
Par exemple, dans le cas de la construction d’un bâtiment départemental : toute la procédure de passation du marché relève du service des marchés publics, qui détient les documents qui feront, le cas échéant, foi en justice. En revanche, les aspects techniques et fonctionnels sont gérés par le service des bâtiments (qui n’a que la copie des formalités administratives). Chacun de ces deux services détient donc une partie originale du dossier complet.
La copie du dossier de passation du marché conservée par le service des bâtiments sera donc détruite, après vérification auprès du service des marchés ; sinon, bien sûr, on la conservera : c’est pour cela que l’accord du directeur des Archives est nécessaire, pour faire le lien entre les différents services concernés.
A l’inverse, journaux officiels, recueils des actes administratifs et autres publications officielles ne sont pas produits par votre service : on peut les détruire au bout d’un an.
- Ceux qui revêtent un intérêt majeur, sur le plan administratif (preuve pour l’administration ou justification des droits des personnes), ou historique.
On conservera donc tout document présentant un intérêt administratif, juridique, historique ou nécessaire au respect des délais réglementaires de conservation (Code des impôts, Code de procédure pénale, etc.).
Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être tôt ou tard (dans quelques années) communiqués au public qui en ferait la demande en salle de lecture (ce n’est plus un document utile seulement à l’administration qui l’a produit). Il est donc indispensable de donner le plus d’explications possibles sur ce que contiennent précisément les dossiers. Autrement dit, il faut décrire le document pour quelqu’un qui ne sait pas forcément dans quel contexte il a été créé, ni ce qu’on peut penser y trouver.
– "De quoi parle ce dossier ? "
– "Dans quel contexte administratif s’inscrit-il ?"
– "Quelles pièces y trouve-t-on ?"
Entretien* du pont de Tréfouilly : rapports au Conseil municipal, délibérations, factures de l’entreprise Xyz (1940-1953).
* : on constate que l’action administrative change : dans un cas on parle de « construction », dans l’autre, d’«entretien ». A priori, on ne s’attend pas à trouver les mêmes éléments dans les deux dossiers (le premier comportera des plans, le second, en général, non).
Un versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés du service qui les a produits aux Archives départementales qui les reçoivent. Ces dernières prennent en charge uniquement les documents destinés à être conservés sans limitation de durée, n’ayant plus aucune utilité pour le service producteur : toute demande de sortie de documents versés aux Archives doit être absolument exceptionnelle.
Avant que les dossiers n’entrent aux Archives départementales, le service doit dresser un inventaire des dossiers archivés : cet inventaire est appelé " bordereau de versement " (à remplir en trois exemplaires). Sans ce bordereau signé par vous-même, les Archives n'accepteront aucun versement.
- Procéder à l'élimination des documents inutiles dans les dossiers (brouillons, doubles, chemises superflues, etc.) ;
- Ranger dans des boîtes (ou articles) les dossiers classés dans un ordre cohérent ;
- Décrire sur le bordereau le contenu de chaque boîte avec concision et précision ; indiquer les dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture du dossier. La règle d'or de l'ordre et du classement dans les archives est d'aller du général au particulierdu plus ancien au plus récent.
- Ex : Dossiers de personnel : lettres A-B (1920-1936)
- Numéroter les boîtes selon une suite ordonnée, de 1 à n.
- Envoyer par courrier un exemplaire du bordereau de versement (avant l’envoi des documents) ; soit les Archives donnent un avis favorable à leur prise en charge, soit elles en proposent la destruction, totale ou partielle.
Si la prise en charge est acceptée, les Archives vous le signifient par courrier et renvoient le bordereau signé, muni d’une cote, qui sera inscrite sur les boîtes au moment de l’arrivée effective aux Archives des documents.
Le bordereau est un outil de gestion et de recherche. Merci d'en soigner la présentation et de préciser la signification des sigles éventuellement utilisés.
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Soit par le service producteur : pour les dossiers qui ne sont plus utiles pour la gestion courante ni pour faire valoir un droit ou donner une référence, il vous appartient de remplir un bordereau d'élimination et de le soumettre au visa du directeur des archives départementales. Aucune destruction ne doit être opérée sans ce visa (il s’agit d’un transfert de responsabilité juridique).
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Soit par les Archives départementales : lorsque elles constatent qu'un versement (ou une partie de versement) ne mérite plus d'être conservé parce que les prescriptions réglementaires n'obligent plus à le faire et qu'il ne constitue plus ni une preuve ni un témoignage, elles demandent par écrit au chef du service qui a confié ces dossiers l'autorisation de les détruire.
- Au service qui les a produits :
Conformément à la loi du 3 janvier 1979, les Archives peuvent communiquer les dossiers au service qui les a versés. Pour obtenir les documents en consultation, il suffit de téléphoner, en indiquant le(s) numéro(s) des articles (ou boîtes) souhaités et la cote du versement qui se trouve en haut à droite du bordereau de versement. Attention : en aucun cas le contenu de la boîte ou du dossier ne doit être modifié : il ne faut rien ajouter ni enlever (sinon, le bordereau précédemment établi ne signifie plus rien).
- Au public :
Un document est conservé aux Archives départementales parce qu’il présente un intérêt historique ou administratif. S’il présente un intérêt, il sera probablement demandé un jour en consultation… Si certains documents sont consultables dès leur création (budgets, permis de construire, plans d’occupation des sols, cadastre…), d’autres sont communicables après un certain temps (en général 30 ans, 60 ans pour certains types de dossiers et 120 ans pour les dossiers de personnel et jusqu’à 150 ans pour les dossiers médicaux). Si ce délai n’est pas écoulé, il y a « demande de dérogation » : les Archives départementales demandent systématiquement l’avis – motivé – du service versant, émettent ensuite un avis et transmettent le tout à la Direction des Archives de France pour instruction. Attention cependant à ne pas trop restreindre les communications : une réflexion est actuellement engagée, à la Direction des Archives de France, pour élargir les droits de libre consultation.
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