Archiver dans une commune

La responsabilité du maire : quelques rappels législatifs et réglementaires !

Le maire est responsable civilement et pénalement de l’ensemble des archives de sa commune – articles 193 et 254 du code pénal. Les archives communales sont des archives publiques. Par conséquent, elles sont inaliénables (on ne peut pas les vendre, ni les donner, ni les jeter sans autorisation) et imprescriptibles (elles conservent ce statut d’archives publiques quelle que soit leur date). La gestion des archives constitue une dépense obligatoire pour la commune – article L. 2321-2 du code général des collectivités –, notamment pour ce qui touche à la reliure de l’état civil par tranches décennales, mais aussi en ce qui concerne le classement (ce qui peut prendre du temps) et la conservation (ce qui implique d’acheter des boîtes).

Un récolement des archives, doit être effectué à chaque élection municipale – articles 62 à 65 de l’arrêté du 31 décembre 1926 –, même s’il n’y a pas de changement de l’équipe municipale : il s’agit alors de dresser la liste de tous les documents effectivement présents en mairie, précisément parce que le maire est responsable de la bonne conservation de ses archives. Il est important que cette liste corresponde à la réalité, parce qu’un document indiqué comme présent devra impérativement pouvoir être présenté : on ne peut donc pas se contenter de recopier les précédents récolements qui existent.

Le rôle des Archives départementales

Le directeur des Archives départementales, en qualité de représentant de la Direction des Archives de France, est chargé du "contrôle scientifique et technique" des archives communales.

Ce contrôle s’effectue par le biais :

  • de visites sur place des locaux d’archivage,
  • de conseils en matière de classement, de conservation et de restauration des documents
  • d’avis sur tous les travaux de construction et d’aménagement des locaux d’archivage,
  • de la délivrance de visa préalable à toute destruction d’archives,
  • du contrôle des récolements envoyés par les communes (contrôle sur pièces)

La commune est propriétaire de ses archives. Pour les communes de moins de 2000 habitants, la loi prescrit le dépôt obligatoire aux Archives départementales :

  • des archives de plus de 50 ans,
  • des registres d’état civil de plus de 120 ans,
  • des plans et registres cadastraux non utilisés depuis 30 ans.

Mais une dérogation peut être accordée par le Préfet, sur demande du maire et après avis du directeur des Archives départementales. En cas de dépôt de ses archives aux Archives départementales, la commune demeure propriétaire de ses documents, c’est à dire qu’elle peut les récupérer provisoirement pour un usage administratif ou culturel.
 
Le traitement des archives : classement, élimination et inventaire

 
Pourquoi classer ?

  • pour faciliter la gestion des affaires communales
  • pour retrouver plus facilement les documents
  • pour communiquer rapidement les documents au public

Les archives antérieures à 1940 doivent être classées suivant un cadre de classement réglementaire – arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales. L’instruction du 8 mars 1983 recommande le classement chronologique continu pour les archives contemporaines.

Comment classer?

Les archives départementales de la Corrèze ont élaboré un document destiné à aider les secrétaires de mairie à conserver, trier et éliminer des archives communales. Cliquez ici pour accéder au tableau de gestion des archives communales.

Éliminations

Toute destruction d’archives doit faire l’objet d’un bordereau d'élimination dressé en deux exemplaires ; il est signé par le maire puis adressé au directeur des Archives départementales pour autorisation. La procédure vise à décharger le maire de sa responsabilité. Attention, l’autorisation écrite du directeur des Archives départementales est indispensable.

L'inventaire

C’est un outil indispensable à la bonne tenue des archives. L’inventaire permet de retrouver rapidement les documents, mais il sert aussi à prouver l’existence et la propriété juridique des archives. Il facilite ensuite la rédaction du procès verbal de récolement.

Vous avez besoin d’aide ?

Les Archives départementales peuvent apporter aide et conseil en matière de classement, de conservation et d'aménagement de locaux d'archivage.

Téléphone : 05.55.20.11.91 - Mél : archive19@cg19.fr

 

Cliquez ici pour télécharger le tableau de gestion des archives communales (format pdf - 156.97 ko)

Cliquez ici pour télécharger le bordereau d'élimination (format doc - 62 ko)



Archives Départementales de la Corrèze - Le Touron 19000 Tulle
Tel. +33 (0)5 55 20 11 91 - Fax. +33(0)5 55 20 95 47